うまく説明できない困りごとは、画面ごとAIに見せればいい——スクリーンショット活用のすすめ

地方中小企業の AI 導入・活用支援をしているLLC Rip.D（リップ）代表の芳村です。
このブログは営業チームのマネージャー・経営者さまに向けて書いています。
営業領域20年超の現場経験とプロのエンジニアのもとで学んだ AI に関する専門的な知見を融合して、事業活動のお役に立つ情報を「現場の言葉」でわかりやすくお伝えしています。

営業マネージャーの方から最近よく聞くこんなお悩みがあります。

「AIに聞く習慣もついてきたし、新卒向けに説明してもらう聞き方も覚えた。でも、システムのエラー画面や見慣れない帳票みたいに、そもそも言葉で説明しづらいものが出てくると、また手が止まってしまうんです」

文章で状況を伝えようとして、かえって時間がかかってしまう。今回は、そんな「うまく言葉にできない困りごと」への対処法をご紹介します。

この記事でわかること

• 言葉にしづらい困りごとを、文章にする前に片付ける方法
• スクリーンショットを渡すだけでAIへの伝わり方が変わる理由
• 営業現場（システムのエラー・帳票・資料）での具体的な使い方

「うまく説明できない」は、言葉にする前に終わらせられる

結論からお伝えすると、言葉で説明しづらい困りごとは、無理に文章にする必要がありません。

画面をそのままキャプチャして、AIに見せればいいだけです。

システムのエラー表示、数字が並ぶ複雑な帳票、会議で共有されたホワイトボードの写真——こうしたものを一生懸命タイプで説明しようとすると、かえって時間がかかりますし、肝心なところが伝わらないこともよくあります。

「うまく言葉で説明できない」というのは、皆さんの能力不足ではありません。そもそも、文章で説明すること自体が遠回りなだけなのです。

スクリーンショットを渡す、というだけの話

やることはとてもシンプルです。

困りごとが起きている画面を、そのままスクリーンショットで撮影する。

そのままAIに渡す。

そこに、前回お伝えした「新卒でもわかるように、専門用語は解説しながら説明して」を添える。

たったこれだけです。

（スクリーンショットを貼り付けて）
このエラーの意味と対処法を教えて。入社したての新卒社会人でもわかるように、専門用語は解説しながら説明して。

文章で状況を説明する手間がまるごとなくなります。

なぜ画面を見せる方が伝わるのか

理由はシンプルです。

AIは画像を読み取れます。文字だけでなく、画面のレイアウトや配置、数字のズレまでまとめて理解できます。

口で道順を説明するより、地図の写真を1枚見せた方が速く正確に伝わるのと同じです。

私たちが病院で症状を伝えるとき、言葉だけで説明するより、レントゲン写真を見せた方が診断が早いのと似ています。

文章で説明しようとすると、どうしても「何が重要な情報か」を自分で取捨選択しなければなりません。画面ごと見せれば、その取捨選択自体をAIに任せられます。

これは、第1回でお伝えした「初めて仕事を頼む人へ、丁寧に指示を出す感覚」の延長線上にあると思います。指示の中身が「文章」から「画面」に変わっただけで、伝える情報の正確さと速さは大きく変わります。

営業現場での使い方（3パターン）

この考え方を営業マネージャーの現場に当てはめると、次のような場面で使えます。

パターン1：システムのエラー画面に困ったとき

（エラー画面のスクリーンショット）
このエラーの意味と、次に何をすればいいかを教えて。
入社したての新卒社会人でもわかるように、専門用語は解説しながら説明して。

パターン2：複雑な帳票や見積書のフォーマットを読み解きたいとき

（帳票のスクリーンショット）
この表の中で、特に確認すべき数字や項目はどこか教えて。
入社したての新卒社会人でもわかるように、専門用語は解説しながら説明して。

パターン3：会議で共有された資料の一部だけ確認したいとき

（資料の一部のスクリーンショット）
この部分で伝えたいポイントを3つに整理して。
入社したての新卒社会人でもわかるように、専門用語は解説しながら説明して。

いずれも、状況を文章で書き起こす手間をまるごと省いています。

撮り方の一手間

スクリーンショットを渡すときに、1つだけ気をつけていただきたいことがあります。

社外秘の情報や、お客様の個人情報が画面に写り込んでいないかを、渡す前にひと目確認することです。

必要な部分だけを切り取って渡す、気になる箇所は隠してから渡す——このひと手間を習慣にしておけば、安心してこの方法を使い続けられます。

今日から始める小さな一歩

次に、システムのエラーや複雑な表で「どう説明したらいいんだろう」と手が止まったら、文章で説明しようとする前に、まずスクリーンショットを撮ってみてください。

そのまま AI に渡して、こう聞いてみてください。

（スクリーンショットを貼り付けて）
これは何が起きている状態か教えて。入社したての新卒社会人でもわかるように、専門用語は解説しながら説明して。

言葉で説明する時間が、ゼロになります。

まとめ

うまく言葉にできない困りごとほど、無理に文章にしようとすると、かえって時間がかかります。

そんなときは、画面をそのままスクリーンショットでAIに渡せばいい——これが今日の takeaway です。

第1回「まずAIに聞く習慣をつける」。

第2回「新卒でもわかるように、という聞き方を添える」。

第3回「言葉にしづらいものは、画面ごと見せる」。

3つがそろうと、日々のちょっとした「どう伝えよう」という迷いが、かなり減ってくると思います。

次の記事では、AIから返ってきた答えを自分の言葉で理解できているか確認する方法をお伝えします。